Uma pesquisa do Instituto de Tecnologia de Massachusetts, nos Estados Unidos, divulgada em 2019, apontou que os norte-americanos gastam cerca de 40% do seu dia de trabalho, o equivalente a pouco mais de três horas por turno de oito horas, em suas tarefas principais.

As cinco horas restantes são absorvidas com e-mails (16%), tarefas administrativas (12%), reuniões úteis (10%) e inúteis (8%), interrupções (8%) e em outras atividades (6%).

Embora a realidade norte-americana seja um pouco diferente da nossa em muitos aspectos, pode haver semelhanças em como acontece o desperdício de tempo – este último a moeda mais cara do mundo.

No Brasil, é muito comum ouvirmos as pessoas dizerem que sempre lhes falta tempo para resolverem suas pendências. Muitos acabam repetindo o mantra “amanhã eu faço” exatamente por não conseguirem realizar tudo nas 24 horas de que dispõem. Há quem vá empilhando tarefas e compromissos em uma interminável bola de neve, pois não consegue resolvê-los, enquanto outros parecem ter tempo de sobra para gozar a vida, mesmo com a agenda lotada. Qual é o segredo de quem consegue trabalhar de forma produtiva e ainda ter tempo para outras atividades como estudar, fazer academia, cuidar da saúde e ainda atender à família?

Para Ivania Konno, coach e fundadora da Maru Ni Chon, empresa que ajuda profissionais a encontrarem propósito na carreira, antes de gerenciar o tempo é preciso entendê-lo. “O tempo é o nosso bem mais precioso porque não volta. Dinheiro você recupera e todo o resto material também, mas o tempo, não. Com esse entendimento, como você investe o seu tempo? Fica no Instagram e no Facebook só vendo besteiras? Investe o seu tempo fazendo fofoca? Investe o seu tempo com quem não gosta ou fica sentado num carro e demora três horas para ir ao trabalho?”, questiona.

Ela considera que a procrastinação pode ser, muitas vezes, uma barreira para ser mais produtivo. “Contudo é preciso entender por que ela ocorre. Se você está fazendo algo de que não gosta, a tendência é procrastinar e deixar as tarefas que não são prazerosas para depois. As crianças, por exemplo, agem dessa forma. Elas querem assistir à TV ou brincar com o Lego, em vez de tomar banho, porque o banho é chato. Talvez a procrastinação seja um sinal de que você não está feliz e não tem coragem de falar não”, observa.

Para gerenciar o tempo, Ivania aconselha a ser organizado. “Organização é diferente de controle, porque, às vezes, você pode ter uma organização mental do que você precisa fazer: ‘hoje eu tenho a entrevista, depois vou fazer compras no Brás’. Isso é uma organização mental, mas o que é prioridade? É preciso elencá-las: a entrevista é prioridade, o médico é prioridade e, por fim, se não deu para fazer a compra no Brás, está tudo bem, eu vou no dia seguinte. Contudo, quando você organiza e põe muito claro quais são os papéis, você gerencia qual é o seu papel e aí vem o controle”, explica.

Ela afirma que cada pessoa pode se estruturar para ser organizada: “existem as mais diversas técnicas de organização. Tem gente que usa a agenda no celular, coloca o alarme para disparar ou gruda o calendário na geladeira. Outras usam aplicativos como Trello, etc. Você precisa achar qual é a ferramenta mais conveniente. Cada um vai achar qual organização técnica funciona melhor para si. Essas técnicas são resultado da organização mental”, reitera.

Ela sugere que sempre sejam feitas reavaliações do que está acontecendo para não perder o foco. “O que chamam de foco, eu chamaria de estado de presença. Não tem problema você ser multitarefa, mas o importante é não perder o fio da meada. A questão é que as pessoas não ficam no foco e só querem ir para a próxima atividade.

Querem atropelar a próxima tarefa porque, no final das contas, só querem acabar o dia. E aí você não vive. É o investimento errado do tempo. Então existem essas duas diferenças do que é foco e do que é o multitasking”, adverte.

Ivania também afirma que a comunicação é importante para gerenciar melhor o tempo. “Estabeleça uma comunicação direta com o seu líder para delimitar a expectativa dele e da sua entrega. Nesse sentido é preciso estabelecer metas realistas, pois, do contrário, o tempo não será suficiente para atendê-las. Se o combinado é vender R$ 20 mil e já chegou no meio do mês e vendeu R$ 2 mil, o que está errado? É o jeito que está vendendo, é a meta que era muito alta? É sempre essa a questão da homeostase e do feedback”, analisa.

Por fim, Ivania explica que é preciso que cada um entenda que o tempo é o seu bem mais precioso. “A partir do momento que você entende isso, escolhe com quem ou em qual atividade quer investi-lo. Quando você entende o que o seu tempo é, você vai começar a preservá-lo mais. O tempo é a sua joia e você não dá a sua joia para qualquer um ou o gasta com qualquer coisa”, conclui.

Cuide com sabedoria
Aprenda a usar o seu tempo com sabedoria a partir da Palavra de Deus. Participe das reuniões de Prosperidade que acontecem na Universal, às segundas-feiras, em vários horários.